マイナンバーの取扱規程について

マイナンバー制度導入にあたって多くの会社が取扱規定の作成に動いています。

社内での規定が無いと、実際に手足として動く担当者がよりどころにする指標が無いので右往左往することになってしまいます。

しかしながら政府は今のところ事業者向けの取扱規定のひな形などを公表していません。

各社が独自に整備する必要があるのです。

取扱規定の整備をどのようにするか

政府が公表しないのは画一的な規定になることを懸念してのことで、各社が十分にマイナンバー制度を理解して初めて有効な規定が作成されると考えているからという見方もあります。

規定の内容は各社が独自に判断しまとめることができますが、有効な規定として運用されるためには専門家の意見をよく聞いて、実際に活用できるものにしなければなりません。

実際の整備の仕方ですが、マイナンバー専用の取扱規定を作成する方法を取ることもできますし、既存の別規定を改定する方法でも可能です。

例えばこれまでも従業員の雇用管理をしていたわけですから「雇用管理情報」を取り扱ってきましたよね。

これを改定してマイナンバーの取扱いも含めたものとして再始動させることもできます。

一方で専用の取扱規定を整備することもできます。

どちらかというと専用の規定を設けた方がスッキリするという方もいらっしゃいますので、どちらの方向で進めるのかを企業トップが判断することになります。

取扱規定の内容は？

では実際にどんな規定内容を盛り込むかというと、

・会社がマイナンバーを取り扱う事務の範囲について
・マイナンバー法における特定個人情報の範囲について
・安全管理措置の組織体制や事務の取扱担当者の選任方法
・取扱状況の記録の仕方や保管方法
・漏えい事案への対応方法
・会社が従業員からマイナンバーを取得するための時期や方法
・本人確認の方法
・マイナンバー法における特定個人情報の提供及び利用の制限や保管について
・事務の委託について

上記のような内容を盛り込んで条文状にして作成するのが一般的になるでしょう。

それとは別に従業員が手元に置いて使うマニュアルを作成しても良いですね。

条文形式は内容がはっきりするので良いのですが、慣れない人は読みづらいこともあり嫌われてしまいがちです。

紙面としては上記の内容の内、安全管理措置の内容が結構な分量を占めることになるかと思います。

実際の作成は専門家の意見をよく聞いて作らなければ失敗することもありますので、できるだけ早い段階で顧問社労士等に相談することをお勧めします。